1、对应实际工作中按每台套仪器设备进行建档，档案应包括以下内容：
① 仪器设备履历表，包括仪器设备名称、型号或规格、制造商、出厂编号、仪器设备唯一性识别号、购置日期、验收日期、启用日期、放置地点、用途、主要技术指标等;
② 仪器购置申请、说明书原件、产品合格证、保修单;
③ 验收记录;
④ 检定/校准记录及溯源证书;
⑤ 校验规程(必要时);
⑥ 保养维护和运行检查计划;
⑦ 定期归档的使用记录;
⑧ 保养维护记录;
⑨ 运行检查记录;
⑩ 损坏、故障、改装或修理的历史记录。
2、仪器设备标识与随机资料
① 编号标识
所有仪器设备均应进行标识，且每台仪器设备的标识必须是唯一性。
② 状态标识
根据检定/校准、比对或验证结果对仪器设备粘贴可用性识别标识。可用性识别标识分为合格证、准用证和停用证。
a）凡符合下列条件的仪器设备，使用合格证；
凡符合下列条件的仪器设备，使用合格证；
经符合程序的校准，其校准结果均在规定的技术要求范围内；
上述条件由于各种原因不能实现，经过比对验证证明其技术性能符合规定要求；
不需检定的，经检查合格的辅助设备。
b）凡符合下列条件的仪器设备，使用准用证
多功能检测某些功能已丧失，但检测工作所用功能正常，且经检定/校准合格；
经检测设备某一量程准确度不合格，但检测工作所用量程合格；
计量量具获准降级使用。
c）凡符合下列条件的仪器设备，使用停用证
· 超过检定/校准有效期限；
· 已损坏或功能不正常；
· 经检定/校准不符合要求。
· 仪器设备状态标识信息应包括以下内容；
· 设备编号；
· 证书批准日期；
· 有效期；
· 对仪器状态进行技术确认的机构名称；
· 负责对仪器设备受控状态进行确认的检查人员姓名；
· 对准用证应由准予使用的范围、等级或功能；
· 对停用证应有开始停用日期和停用状态正式确认日期；
· 随机资料：随机资料包括操作规程、仪器说明书复印件、在用的使用记录等。
仪器设备的日常管理
1、仪器设备异常情况控制
仪器设备出现异常情况，如误用、误操作、超负荷（过载）或事故时，发现检测精确度不符合要求，显示的结果可疑或通过校准/检测不合格时，应立即停止使用，经重新检定、校准或检测证明运行满意方可使用。由于仪器设备异常情况的原因造成对检测工作影响时，按不符合检测工作的控制程序进行处理。
2、仪器设备运行检查
（1）仪器设备运行检查作用
为保证检测设备在两次检定/校准期间运行状态和性能符合检测工作要求，在此期间需要对检验设备进行检查，即仪器设备的运行检查。
仪器设备的运行检查最终的落脚点在于对核查数据的分析，通过数据分析对测量设备的计量性能是否符合要求作出判断。有利于检测机构动态掌握检测设备的计量性能，并根据运行检查的结果合理确定检定/校准间隔，以提高测量数据的可信度，而且可以缩短由于仪器设备异常功能对检测数据的追溯期，因此，检测机构应在检测设备的两次检点/校准周期只检进行运行检查。
（2）需要进行运行检查的仪器设备在以下情况的仪器设备需要进行运行检查：
①使用频繁的仪器设备；
②漂移率大的仪器设备；
③经检定，但在检定有效期内已长时间不使用的仪器设备；
④使用一段时间发现稳定性不好或检测精度不符合要求的仪器设备；
（3）仪器设备运行检查方法
①对仪器设备的技术指标（精密度、灵敏度、检出限、信噪比、分离性能、加标回收率等）进行检查；
②用两台或多台同型号/规格仪器设备进行测量结果比较；
③利用仪器设备的自校功能进行检查；
④使用有证标准物质进行检验
（4）实施运行检查注意要点
①运行检查的性质不同于检定/校准；
运行机制检查发生的时间是在两次检定/校准之间，他通过验证检测设备计量性能的稳定性，以提高检测数据的可信度。
②运行检查要运用核查标准进行过程控制
运行检查的实质是过程控制，是检测机构使用核查标准对检测设备计量性能的过程控制。使用核查标准进行运行检查，首先要选择适宜的核查标准，对被核查仪器设备的常用检测点进行核查；其次在运行检查的检测设备进行一定时间的监测，建立核查数据库，通过绘制极差控制图、平均值标准偏差控制图等控制图的方式来监测检测设备的计量性能。
③实施运行检查的仪器设备一般是重要的测量仪器设备或参考标准
并非所有的重要检测设备都可以找到合适的核查标准，如果找不到合适的核查标准，在检定规程建议有效期内做好仪器设备的使用维护工作，也是保证仪器设备量值准确度的一种常用手段。
④运行检查应文件化，保存分析记录
对仪器设备实施运行检查时，应制定各种重要仪器设备运行检查的作业指导书，具体描述实施运行检查的过程，重点是核查标准的稳定性分析及选择、核查测量点的确定、核查频率、控制图的绘制和核查数据的分析。每次核查数据应按记录控制程序妥善保存。
